Das Thema Kassenführung geht in eine weitere Runde.
Der Gesetzgeber hat zwischenzeitlich das „Gesetz gegen Manipulationen an Kassensystemen“ erlassen, welches zum 29.12.2016 in Kraft getreten ist. Diese wird in der Folge durch eine Rechtsverordnung konkretisiert.
Die meisten Neuregelungen gelten erstmals für Kalenderjahre, welche nach dem 31.12.2019 beginnen.
– Zertifizierungspflicht
Neu eingeführt wurde die gesetzliche Regelung, dass bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme (elektronische Ladenkasse, computergestütztes Kassensystem) diese durch technische Sicherheitseinrichtungen vor einer Manipulation geschützt sein müssen (§ 146a Abs. 1 AO). D.h. es muss gewährleistet sein, dass jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall, einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet wird.
Neu und mit teils erheblicher Auswirkung ist nun, dass dieser Schutz über eine Zertifizierung nachgewiesen werden muss. Die genauen technischen Vorgaben werden durch eine noch zu erlassende Rechtsverordnung konkretisiert. Momentan ist damit keine Auskunft möglich, ob bestehende Kassensysteme diese Anforderungen erfüllen können und eine Zertifizierung erhalten können.
Vorhandene Geräte, welche den bisherigen Vorgaben der Finanzverwaltung aus dem Jahr 2010 entsprachen sind bis zum 31.12.2019 nachzurüsten. Sollte eine Nachrüstung technisch nicht möglich sein, sind die elektronischen Kassen nach der Frist 2020 nicht mehr zu verwenden. Für Neugeräte und Software gilt, dass der Handel ab dem Jahr 2020 keine Kassensysteme und Software verkaufen darf, welche nicht zertifiziert sind.
– Belegausgabepflicht
Neu eingeführt wurde nun die generelle Pflicht über den Geschäftsvorgang einen Beleg auszustellen und dem Kunden diesen zur Verfügung zur stellen (Belegausgabepflicht § 146a Abs. 2 AO). Dies gilt grundsätzlich ebenfalls für die Fälle in denen der Gesetzgeber auf die Führung einer Einzelaufzeichnungspflicht verzichtet. Damit ist im Grundsatz jedem Kunden auf dem Wochenmarkt und jedem dem Gast in der Besenwirtschaft ein Beleg auszustellen. Ausgehend von dem aktuell vorliegenden Entwurf der Rechtsverordnung wären zumindest Warenautomaten von der Belegausgabepflicht ausgenommen.
Das Finanzamt kann hierzu Erleichterungen bewilligen (§ 148 AO). Dies bedeutet aber, dass der Landwirt einen Antrag beim Finanzamt stellt. Dieser Antrag muss konkret die Befreiung von der Belegausgabepflicht benennen.
– Mitteilungspflicht über die Verwendung von elektronischen Aufzeichnungssystemen
Verwendet ein Betrieb elektronische Aufzeichnungssysteme ist dies dem Finanzamt nun mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO). Die Mitteilung hat auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck erfolgen. Werden neue Geräte angeschafft und/oder alte Geräte außer Betrieb genommen ist dies dem Finanzamt innerhalb eines Monats per amtlich vorgeschriebenen Vordruck mitzuteilen. Benachrichtigen Sie Ihre Steuerberater deshalb zeitnah bei der Anschaffung einer neuen elektronischen Kasse bzw. der Außerbetriebnahme. Die Zusendung der Rechnung über den Erwerb der Kasse im Rahmen der laufenden Buchhaltung an Ihren Steuerberater wird zeitlich im Regelfall nicht ausreichend sein.
– Einführung einer Kassennachschau
Der Finanzverwaltung wurde die Möglichkeit eingeräumt eine sogenannte Kassennachschau durchzuführen (§ 146b AO). D.h. ein Prüfer der Finanzverwaltung ist berechtigt vor Ort die Kasse und die dazugehörigen Aufzeichnungen zeitnah zu prüfen. Die Prüfung erfolgt ohne vorherige Ankündigung. Sie hat zu den üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten zu erfolgen.
Der Prüfer kann z.B. die Zählung des aktuellen Bargeldbestandes in der Kasse durchführen und diesen mit dem rechnerischen Bestand in der elektronischen Ladenkasse abgleichen. Der Prüfer kann anonym Waren kaufen und prüfen, ob dies in der elektronischen Kasse eingetippt wird oder ihm ein Kassenbeleg angeboten wird.
Bei einer offenen Ladenkasse kann er z.B. prüfen, ob der pro Arbeitstag zu führende Kassenbericht auch tatsächlich täglich erstellt wird.
– Sanktionen
Der Katalog der Steuerordnungswidrigkeiten wurde erweitert bzw. die Bußgelder angehoben (§ 379 AO). Es muss für die Verhängung eines Bußgeldes kein Steuerschaden entstanden sein. Vielmehr kann bereits die alleinige Nichtbeachtung bestimmter Kassenvorschriften mit einem Bußgeld geahndet werden. Ordnungswidrig handelt z.B., wer ein elektronisches Kassensystem verwendet, welchen nicht den rechtlichen Vorgaben entspricht. Ferner wer die Daten in seinem Kassensystem nicht oder nicht richtig schützt.
Positiv zu erwähnen ist, dass von der Rechtsprechung entwickelte Verzicht auf die Führung von Einzelaufzeichnungen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nun in das Gesetz aufgenommen wurde (§ 146 Abs. 1 S. 3 AO). Dies gilt nach dem Gesetzgeber jedoch nicht, wenn der Steuerpflichtige freiwillig ein elektronisches Aufzeichnungssystem, also eine elektronische Ladenkasse, verwendet, welche von sich aus sämtliche Einzelverkäufe erfasst. Damit gilt der Verzicht auf die Führung von Einzelaufzeichnungen effektiv nur noch für die offene Ladenkasse.
Es besteht weiterhin keine Verpflichtung zur Führung einer elektronischen Kasse
Fazit: Die Anforderungen insbesondere an die elektronischen Kassen wurden deutlich erhöht. Ferner wurden die Prüfungsmöglichkeiten des Finanzamts deutlich erweitert. Zuletzt die möglichen Sanktionen erweitert oder erhöht.
Das Thema Kassenführung sollte damit weiterhin in jedem Betrieb überprüft werden. Ausgehend von den ab 2020 geltenden Neuregelungen empfiehlt sich, das Thema Kassenführung auf Mitte 2019 auf Termin zu setzen. Insbesondere sollte die formularmäßige Meldung der verwendeten elektronischer Kassensysteme und ggf. der Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht rechtzeitig erfolgen.